Una volta impostate le fasi principali del Congresso, si deve procedere con l’approfondimento di ognuna di esse.
Da una parte bisognerà curare l’aspetto tecnico e scientifico, pertanto l’ente organizzatore, insieme al Comitato Scientifico, si occuperà della selezione dei relatori e successivamente dei lavori presentati e l’ente organizzatore provvederà infine ad elaborare gli atti del Congresso; dall’altra parte si dovrà seguire l’aspetto operativo dell’organizzazione selezionando le sistemazioni alberghiere, i trasporti, le visite tecniche e/o culturali, i ristoranti e preparare il materiale informativo per i vari partecipanti.
GLI ABSTRACT
Il riassunto del lavoro che ogni relatore vorrà presentare al congresso e che verrà sottoposto all’approvazione del Comitato Scientifico si chiama abstract. Ogni relatore può proporre di presentare il proprio lavoro oralmente (circa 15 min.) oppure per iscritto, tramite la stampa di un poster. La scelta definitiva sarà comunque a cura del Comitato Scientifico.
La presentazione orale prevede un lavoro più ampio e implica la presenza del relatore durante il Congresso o di un suo addetto che si occupi della presentazione del lavoro. Il lavoro scritto risulta invece essere un lavoro meno approfondito che deve essere contenuto nello spazio di un poster e non necessita l’obbligo della presenza del relatore durante le sessioni, anche se fortemente gradita.
Generalmente si stabiliscono delle linee guida che devono essere rispettate per la preparazione grafica dei lavori in modo da essere tutti uniformi nella forma, pertanto i relatori dovranno presentare il lavoro in un determinato carattere e formato, rispettando il numero massimo di caratteri ecc.
Successivamente, anche i poster dovranno rispettare caratteri, dimensioni ecc.
ATTI DEL CONGRESSO
Gli atti del Congresso sono composti dall’insieme dei lavori redatti dai relatori e dagli speaker rispettando le linee guida imposte. Essi vengono consegnati ai partecipanti al momento della registrazione ed in seguito pubblicati online. I lavori devono essere prodotti nelle lingue previste dal Congresso.
SALA CONFERENZE E SERVIZIO HOSTESS
Fa anche parte dei compiti dell’ente organizzatore controllare che la sala dove si terrà la conferenza sia consona alle esigenze, prevedendo microfoni, computer e proiettore, e abbastanza sedute da ospitare tutti i partecipanti. A seconda della portata del Congresso, è solitamente indispensabile ingaggiare delle hostess che si occupino dell’accoglienza e dell’eventuale registrazione degli ospiti.
SISTEMAZIONI ALBERGHIERE E TRANSFER
L’ente organizzatore si occupa di selezionare generalmente diverse categorie di alberghi della zona in cui si terrà il Congresso, per dare almeno 2-3 scelte ai vari partecipanti, a tariffe agevolate.
In alcuni casi è prevista anche l’organizzazione di transfer dall’aeroporto all’hotel e dall’hotel alla sala conferenze dove avrà luogo il Congresso. In altri casi viene servito semplicemente un servizio informativo indicando sull’annuncio i vari spostamenti, fornendo dettagli e cartina.
VISITE TECNICHE E CULTURALI
L’ente organizzatore, in collaborazione con gli enti collaboratori, si occupa di selezionare i luoghi dove poter effettuare delle visite tecniche per approfondire le tematiche del Congresso e delle visite culturali che sono anche l’occasione per far conoscere la propria regione ai partecipanti.
Alcune volte è possibile che l’ente organizzatore proponga delle visite “post-congresso” per coloro che desiderino prolungare il soggiorno e che esulano dal contesto del Congresso stesso. Naturalmente il costo di queste visite sarà da aggiungere alla quota di iscrizione.
PRANZI, CENE E COFFEE BREAK
In base al numero dei partecipanti, l’ente organizzatore, sempre in collaborazione con gli enti ospitanti, si deve occupare di organizzare i vari coffee break, pranzi e cene in base al programma. Nella serata centrale è prassi organizzare una cena di gala (o comunque più formale) alla quale di norma partecipano anche le autorità regionali.
MATERIALE INFORMATIVO E GADGET
È buona prassi prevedere delle cartelline contenenti il programma del Congresso, le brochure relative alle eventuali visite organizzate, dei fogli e una penna per prendere appunti durante la conferenza e un gadget che solitamente può essere una chiavetta usb con il logo dell’ente organizzatore o dell’ente collaboratore, nella quali vengono normalmente riportati gli atti del Congresso.