UNITÀ 1 – I primi passi per organizzare un concorso enologico

TARGET – A chi è rivolto il concorso?

I concorsi enologici possono essere nazionali o internazionali, generali, indirizzati solamente ad alcune tipologie di vino (bianchi, rossi, spumanti o passiti ecc.), oppure solo ad alcuni vitigni (pinot, merlot ecc), o a vini prodotti solo in alcune zone (zone montane, isole, solo in alcuni Paesi ecc.). Il primo step è definire per chi l’ente organizzatore vuole organizzare il concorso.

NOME DEL CONCORSO E LOGO

Generalmente il nome del concorso include il nome del posto di dove viene organizzato e/o il nome del vitigno o il nome della tipologia. Può anche essere inventato, basta che sia consono al settore vitivinicolo.

Pertanto il secondo step è creare un nome e un logo.

DATA E LOCATION – Dove si svolgeranno le degustazioni?

Per ospitare un concorso enologico va scelto un luogo appropriato con una “stanza tecnica” che va attrezzata con dei frighi per i vini che devono essere serviti freddi (principalmente bianchi e rosé) e un posto abbastanza capiente dove poter posizionare le bottiglie secondo le sequenze di degustazione. E’ anche necessario prevedere una “stanza ufficiale” dedicata alle degustazioni.
Alcuni concorsi prevedono un tavolino per ogni degustatore, altri preferiscono far sedere i degustatori di ogni commissione allo stesso tavolo. Pertanto è necessario tener conto di questi elementi per poter scegliere la location più indicata alle proprie esigenze.

Per quanto riguarda la data, è necessario stabilire un periodo fisso per dare una continuità temporale e creare un evento annuale o biennale. Esistono anche concorsi cosiddetti “itineranti” che per ogni edizione sono organizzati in posti diversi, seppur mantenendo il nome, il target e la data.

REGOLAMENTO

Il regolamento è l’insieme delle regole che sono alla base dell’intera organizzazione. Il regolamento, diviso in articoli, dovrà contenere i dettagli su:

• Chi organizza il concorso
• A chi è destinato (target)
• Finalità del concorso
• Tipologie e categorie di vini ammessi
• Modalità di iscrizione
• Modalità di spedizione dei vini partecipanti
• Modalità di conservazione e anonimizzazione dei vini partecipanti
• Composizione della commissione di degustazione che andrà a degustare i vini partecipanti
• Premi e punteggi
• Eventuale cerimonia di premiazione
• Eventuali note legali

COMMISSIONI DI DEGUSTAZIONE

 In base al numero dei vini iscritti al concorso, si andrà a determinare il numero necessario delle commissioni di degustazione e a selezionare i degustatori esperti. In quasi tutti i concorsi è previsto un Presidente per ciascuna commissione che si occuperà di coordinare il lavoro. Se si tratta di un piccolo concorso, si possono contattare i tecnici del settore che si conoscono oppure passare attraverso le associazioni dei sommelier, degli enologi e degli enotecnici per informarsi sui nominativi dei degustatori. Inoltre, è sempre interessante usare i social (pagina Facebook) o i siti web, utili da un lato a promuovere il concorso e dall’altro a reclutare i degustatori.

I concorsi che decidono di chiedere il patrocinio dell’OIV, dovranno in questo caso attenersi al regolamento che prevede che la maggior parte dei degustatori siano enologi o tecnici e che almeno il 50% dei partecipanti siano stranieri. Si precisa che generalmente i degustatori dei concorsi sono spesati per quanto riguarda le spese di trasferta, di vitto e alloggio, ma non percepiscono alcun compenso. Nonostante ciò, questo ruolo è molto ambìto in quanto, oltre ad avere la possibilità di degustare vini più o meno prestigiosi, si può arricchire il proprio curriculum.

POSSIBILITA’DI FARE DOMANDA DI PATROCINIO ALL’OIV (Organizzazione Internazionale della Vite e del Vino)

L’OIV è definita come organismo intergovernativo di tipo scientifico e tecnico, di competenza riconosciuta nell’ambito della vigna, del vino, delle bevande a base di vino, delle uve da tavola, delle uve passa e degli altri prodotti della vigna.

l’OIV può concedere il suo patrocinio a concorsi internazionali o nazionali di vini e bevande spiritose di origine vitivinicola, che fanno richiesta del patrocinio dell’OIV a condizione che le modalità d’organizzazione e il regolamento di ciascuno di essi siano conformi alle norme internazionali dell’OIV.

http://www.oiv.int/en/the-international-organisation-of-vine-and-wine/oiv-patronage

Ciascun organizzatore può decidere se preferisce o meno chiedere il patrocinio dell’OIV, in caso affermativo deve inviare all’Organizzazione il regolamento e la lista dei degustatori.

EVENTUALE PUBBLICO UFFICIALE

In alcuni Paesi europei come in Italia, per esempio, è necessario individuare un Pubblico Ufficiale (avvocato o notaio), estraneo al settore vitivinicolo, che avrà il compito di svolgere varie funzioni di controllo e supervisione. Deve per esempio anonimizzare i vini (vedi sotto) e controllare la correttezza dello svolgimento delle degustazioni e, nel caso di valutazione manuale, deve anche occuparsi di paragonare i punteggi e stilare la lista dei vini vincitori.

CHI SI OCCUPA DELLE DEGUSTAZIONI?

L’ente organizzatore del concorso deciderà chi si occuperà delle degustazioni. Potrebbe incaricare il proprio staff oppure assegnare l’incarico ad un’associazione di sommelier o agli studenti delle scuole alberghiere ecc. Gli incaricati avranno il compito di conservare i vini alla temperatura ideale e farli degustare secondo la sequenza prestabilita.

SITO WEB DEL CONCORSO

É consigliato, ma non obbligatorio, creare un sito web web esclusivamente per il concorso sul quale dovranno essere indirizzate le iscrizioni e inseriti i dettagli dell’evento, così come la lista dei degustatori e la lista dei vini vincitori.

DATABASE

È necessario creare un database contenente una mailing list di dettagli di contatto dei partecipanti potenziali e reali, da poter utilizzare sia per le comunicazioni durante e dopo il concorso che per le edizioni future.

Se l’ente organizzatore non ha questa lista di contatti, ci vorrà tempo per raccogliere tutti i contatti. Sarà necessario trovarli su internet o domandare alle associazioni dei produttori per poterli raccogliere.

DIVULGAZIONE

 La divulgazione del concorso deve cominciare qualche mese prima dell’evento, una volta che i dettagli principali sono stati stabiliti (target, nome dell’evento, data, luogo, ecc.) e deve essere fatta utilizzando gli strumenti disponibili, quali il sito web, le mail, i social network e così via.

CONSERVAZIONE DELLE BOTTIGLIE

È importante predisporre in anticipo un luogo adatto a conservare le bottiglie dei campioni che arriveranno un po’ alla volta. La buona gestione delle bottiglie, sia in termini di modalità di stoccaggio che di condizioni di conservazione, rappresenta un aspetto importante nell’organizzazione.

ISCRIZIONI

É necessario creare un file per le iscrizioni nel quale dovranno apparire i seguenti dettagli:

• Ragione sociale dell’azienda con indirizzo e Paese, numero di telefono, indirizzo mail, sito web;
• Dettagli vini partecipanti (denominazione, categoria, annata, grado alcolico, residuo zuccherino, ecc.)

ANONIMIZZAZIONE

Per rendere anonimi i campioni dei vini, è necessario attribuire un numero a ciascun vino secondo l’ordine di iscrizione. Man mano che arrivano le bottiglie si deve trascrivere su ciascuna di esse il numero assegnato. Per maggiore trasparenza, in molti casi è fatta una seconda anonimizzazione secondo la quale viene attribuito un secondo numero a ciascun vino. Se si dispone di un Pubblico Ufficiale, formalmente incaricato dall’ente organizzatore, sarà lui che se ne occuperà prima della presentazione dei campioni alle commissioni di degustazione; oltre a ciò, si occuperà anche di controllare la conservazione dei campioni dei vini dal momento dell’anonimizzazione alla stesura della lista dei vini premiati. Nel caso in cui non si disponga di Pubblico Ufficiale, sarà il responsabile dell’ente organizzatore ad occuparsi di quanto sopra descritto.

SISTEMA DI VALUTAZIONE DEI CAMPIONI

É necessario decidere e mettere a punto un sistema di valutazione dei campioni che sarà usato dalle commissioni di degustazione. Può essere usato o il sistema tradizionale a mano o il sistema computerizzato. In entrambi i casi, ciascun degustatore avrà una scheda messa a punto dalla UIOE, l’Unione Internazionale degli Enologi, che dovrà essere completata per ciascun vino degustato, a mano nel sistema tradizionale e sul tablet in quello computerizzato. Nel caso in cui si scelga il metodo informatico, è necessario individuare una società esterna che fornirà a ogni degustatore un tablet con il programma di calcolo dei punteggi assegnati ad ogni vino degustato.

Ogni vino può raggiungere un punteggio massimo di 100 punti.

Esistono diversi metodi di calcolo per stabilire il punteggio finale di ogni vino degustato:

• media ponderata, si eliminano il punteggio più alto e quello più basso e si fa la media dei rimanenti;
• media di tutti i punteggi;
• mediana, si utilizza il punteggio centrale dei punteggi assegnati.

WINE FLIGHTS

SEQUENZE DI DEGUSTAZIONE

Una volta chiuse le iscrizioni, è possibile stabilire le sequenze dei vini da mettere in degustazione, divisi per commissioni. Ogni sequenza di degustazione è generalmente valutata da una commissione formata da 5/7 degustatori che generalmente possono degustare fino a un massimo di 50 vini al giorno. Le sequenze sono solitamente composte da circa 20 vini e tra una sequenza e l’altra è necessaria una pausa di 15 minuti.

Creare le sequenze di degustazione quando i vini partecipanti sono monovitigni è più semplice in quanto la sequenza viene decisa principalmente dall’annata, poi dal grado alcolico e dal residuo zuccherino. Invece, nei concorsi generali ai quali partecipano vini di varie tipologie, c’è una difficoltà maggiore nella preparazione delle sequenze: si suddividono i vini partendo dallo stesso vitigno per proseguire con le zone di produzione ecc.

In base a quanti vini si sono iscritti e al fatto che non si possono degustare più di un certo numero di vini per commissione, vengono aumentati o il numero delle commissioni o la durata del concorso.

EVENTUALI SISTEMAZIONI ALBERGHIERE E SPESE DI VIAGGIO PER I DEGUSTATORI

Nel caso in cui si trattasse di degustatori che provengono da lontano, sarebbe necessario organizzare il loro pernottamento e, nel caso in cui essi dovessero raggiungere la sede di degustazione con mezzi non propri, sarebbe necessario che l’ente organizzatore si occupasse di prenotare e pagare le loro spese di trasporto.

VITTO PER I DEGUSTATORI

Nel caso in cui il concorso duri più di un giorno, è buona norma organizzare le pause pranzo, le cene e delle visite sul territorio, considerando che le commissioni sono generalmente composte da degustatori stranieri.

COPRIRE LE ETICHETTE DEI VINI E DIVIDERLI SECONDO LE SEQUENZE STABILITE

Generalmente il giorno prima del concorso è necessario recapitare i vini sul posto dove si svolgeranno le degustazioni. Le bottiglie da degustare fredde dovranno essere riposte nei frighi. Le bottiglie dei campioni, precedentemente numerate, andranno coperte per rendere anonimi i vini, generalmente ponendoli in appositi sacchetti. Nel caso in cui venga assegnato un solo numero per bottiglia, questo verrà riportato anche sul sacchetto; nel caso in cui invece si decida di anonimizzare anche con un secondo numero, ogni numero di bottiglia corrisponderà a un altro numero di sacchetto.

In alcuni concorsi che utilizzano il sistema computerizzato è oggi utilizzato un nuovo sistema attraverso il quale ogni vino degustato corrisponde a un codice a barre connesso al sistema di valutazione.