TARGET
I Congressi Scientifici sulla Viticoltura Eroica vengono oggi organizzati a livello internazionale, pertanto il target sarà formato da tutti gli operatori nel settore di ogni nazionalità, appartenenti sia al mondo vitivinicolo che ad altri ambiti, come quello per esempio della robotica e della tecnologia, portatori di innovazione o degli esperti del paesaggio per la valorizzazione e conservazione di luoghi, molti dei quali, patrimonio dell’umanità. Potranno pertanto partecipare al Congresso ricercatori, professori e studenti universitari, enti, produttori vitivinicoli, enologi, agronomi e tutti coloro che sono interessati agli argomenti trattati ecc.
COLLABORATORI
Come primo aspetto è necessario individuare gli enti o gli Istituti che collaboreranno con l’organizzazione del Congresso. Questa scelta sarà fondamentale per la decisione del Paese in cui avrà luogo il Congresso. Inoltre, i collaboratori giocano un ruolo importante in quanto, oltre a supportare l’ente organizzatore nella progettazione del Congresso fornendo i contatti locali, si occupano di stabilire e riscuotere le quote di adesione e di sostenere gran parte delle spese organizzative.
TITOLO DEL CONGRESSO
Insieme ai suoi collaboratori, l’ente organizzatore decide il titolo del Congresso.
LUOGO E DATA
Il Paese e il luogo esatto dove si svolge l’evento va scelto in base a dove si trovano gli enti collaboratori, ma anche alle caratteristiche del territorio che devono rispecchiare quelle della viticoltura eroica. Pertanto bisogna optare per una piccola isola, oppure una zona ad un’altitudine sopra i 500 m s.l.m., oppure con una pendenza superiore al 30%, o con terrazzamenti.
La struttura che ospiterà l’evento viene decisa in base alla stima dei partecipanti, si opterà pertanto per una sala conferenze adeguata e sufficientemente capiente.
I Congressi Scientifici possono essere annuali o biennali; per quanto riguarda la data, si preferisce evitare il periodo estivo centrale in quanto soprattutto le Università potrebbero non essere operative.
LINGUE DEL CONGRESSO
Tendenzialmente il Congresso è tenuto in lingua inglese e nella lingua del Paese ospitante, pertanto tutto il materiale informativo, gli annunci e le varie comunicazioni vengono scritti in inglese e in alcuni casi tradotti nella lingua del Paese ospitante. È prevista la presenza di traduttori simultanei durante le sessioni per fornire la traduzione in più lingue in base alla lingua di esposizione dei relatori e alla provenienza dei partecipanti.
COMITATO SCIENTIFICO
Per formare il Comitato Scientifico è necessario individuare ricercatori e tecnici del settore. Essi giocano un ruolo fondamentale in quanto si occupano di stabilire le sessioni tecniche e/o scientifiche (vedi paragrafo successivo), di individuare, insieme all’ente organizzatore, i relatori, i Presidenti e gli speaker di ogni sessione. Si occupano inoltre di scegliere i lavori che verranno presentati, stabilendo se saranno esposti oralmente o tramite poster (vedi paragrafo sugli abstract).
SESSIONI
Per poter redigere un programma, è di primaria importanza stabilire quante e quali sessioni (ed eventualmente sotto-sessioni) tecniche e/o scientifiche vanno pianificate.
Ogni sessione ha un Presidente, autorevole esperto nel campo, che funge da moderatore, uno speaker che parlerà per primo presentando la sessione e il suo proprio lavoro, e i vari relatori.
Ogni sessione dovrà avere il suo titolo e il suo programma preciso.
SITO WEB
È ormai usuale creare un sito apposito per ogni congresso contenente tutte le informazioni relative e la possibilità di iscriversi on-line.
GLI ANNUNCI
È buona prassi prevedere più annunci, generalmente tre, per la divulgazione del Congresso; uno o due annunci sono comunque plausibili.
Scegliendo di procedere con l’invio di tre annunci, si possono così suddividere:
- Il 1°annuncio funge da “save the date” e viene inviato a tutto il database del target prescelto una volta stabilite le informazioni di base; generalmente viene inviato un anno prima dell’evento ed è necessario inserirvi il titolo del Congresso, il luogo, la data e possibilmente le sessioni;
- Il 2° annuncio viene inoltrato circa 6 mesi prima dell’evento. Esso generalmente contiene, oltre alle informazioni del primo, dettagli più specifici. Viene infatti indicata la data limite di presentazione degli abstract (abstract: vedi paragrafo successivo) da parte dei relatori che intendono partecipare alle sessioni, la data in cui verrà indicato se il lavoro dovrà essere presentato oralmente o per iscritto, e la data limite entro la quale dovrà essere presentato il lavoro completo. Inoltre vengono fornite delle linee guida su come procedere con la stesura grafica dei lavori, ciò sarà utile per la formazione degli atti del congresso (vedi paragrafo dedicato). Qualora si opti per più annunci, anche le quote di iscrizione vengono generalmente indicate nel 2° annuncio. Gli speaker e i presidenti di sessione sono invitati, pertanto non pagano nessuna quota, mentre i relatori, gli studenti e i vari partecipanti pagano a seconda di quando si iscrivono (chi si iscrive subito paga una quota inferiore) e se partecipano o meno alle varie attività al di fuori del congresso (cene e visite). Per gli studenti è generalmente proposta una quota più esigua rispetto agli altri partecipanti;
- Nel 3° annuncio, qualora sia previsto, viene indicato il programma definitivo contenente le indicazioni sulle sistemazioni alberghiere e sulla logistica (trasporto, cartina ecc.), le informazioni relative alle visite tecniche e/o culturali e la lista dei relatori ed i titoli delle relazioni con i relativi orari di intervento.